Дата на публикуване: 02.06.2018
Последна актуализация: 25.10.2022

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
В ОБЩИНА МОНТАНА
(Политика за поверителност)

Община Монтана зачита неприкосновеността на личния живот на гражданите и служителите си и гарантира в максимална степен защитата на личните им данни.
Настоящата Политика за поверителност се основава на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27.04.2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (Регламент (ЕС) 2016/679).
Всички изменения и допълнения в Политиката за поверителност ще бъдат прилагани след публикуване на актуалното й съдържание, достъпно чрез нашия уебсайт: www.montana.bg

Политиката за поверителност е приложима за Вашите лични данни, ако сте физическо лице – гражданин: заявител на услуга или дейност, осъществявана от Община Монтана, както и ако сте служители при администратора.

Уведомление за определено длъжностно лице по защита на данните

Информация относно Администратора на лични данни

Координати за връзка с длъжностното лице по защита на личните данни

I. Личните данни, които събираме и обработваме от Вас са:

Категория ОБЩИ лични данни:
1. Предоставени от Вас данни, необходими за идентификация и изпълнение на задълженията по трудовото и/или гражданско правоотношение и изпълнение на основната дейност на администратора като орган на местно самоуправление и местна администрация.

За персонала:

- Три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, адрес, телефон, адрес и/или адрес на електронната поща за връзка с лицето, наето по трудово/гражданско правоотношение;
- Номер, дата на издаване, валидност и издател на документ за самоличност;
- Номер, дата на издаване, издател на документи, удостоверяващи изпълнение на изискванията за заемане на длъжността: диплома за завършено образование, удостоверение за допълнителна квалификация, медицинско свидетелство за годност за заемане на длъжността, свидетелство за съдимост – за удостоверяване на липса на пречки за заемане на длъжността и др. под.
- Данни, събирани относно плащане на трудово възнаграждение: банкова сметка и друга банкова или платежна информация, събирана при и обработвана във връзка с извършване на плащанията на трудово възнаграждение и други, свързани с трудовото/гражданско правоотношение;
- Данни за здравословното състояние на лицата: диагнози по болнични листове и ТЕЛК-решения;

Данните се получават в изпълнение на задълженията по действащото трудово, осигурително, гражданско, данъчно законодателство, с цел законосъобразното възникване, осъществяване и прекратяване на трудови и/или граждански правоотношения и с цел спазването на процедурите за здраве и безопасност.

За физическите лица – заявители на услуги и дейности, осъществявани от Община Монтана:

- относно физическата идентичност (имена, ЕГН, адрес)
- икономическа идентичност – собственост на недвижими имоти, МПС
- в случай на нужда: относно здравословното състояние (медицински бележки, епикризи, ТЕЛК-решения);
Данните се получават чрез представяне от страна на физическите лица – заявители на документация; документи за самоличност.

2. Данни, изготвени и генерирани от Община Монтана в процеса на изпълнение на трудовото правоотношение и в процеса на осъществяване на дейността като публично-правна организация.

За персонала:

- Информация за вида и съдържанието на Трудови/Граждански договори и допълнителни споразумения и всяка друга информация, свързана с трудовото/служебно правоотношение;
- Служебна бележка за доходи (при поискване от служителя);
- Удостоверение за пенсиониране (при поискване от служителя);
- Нареждане за масово плащане: във връзка с превод по банкова сметка на дължими възнаграждения по трудови/граждански правоотношения
- Видеозапис в работните помещения на Община Монтана, изготвен с оборудване за видеонаблюдение за охранителни цели и с оглед осигуряване на необезпокоявано осъществяване на дейностите в общинската администрация;

За гражданите:

- Три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, адрес;
- Данни за имотно състояние
- Данни за гражданско състояние

Категория ЧУВСТВИТЕЛНИ лични данни:
Съгласно чл. 9 § 1 от Регламент (ЕС) 2016/679 – здравословно състояние.


II. Цели и правни основания за обработване на личните данни:

Община МОНТАНА обработва данните Ви за следните цели:

За персонала:

- Идентифициране на лице при сключване, изменение и прекратяване на трудов/граждански договор с Община Монтана;
- Удостоверяване на съответствие с критериите за заемане на длъжността.

Информацията се събира от лицето и е необходима и ще се ползва за целите на възникването и изпълнението на трудовото/гражданско правоотношение.



Предоставяне на лични данни на персонала на трети лица:

- НАП във връзка с изчисляване на възнагражденията, в т.ч. начислените данъци и осигуровки, на служителите;
- НОИ във връзка с изчисляване на обезщетенията на служителите;
-  Министерства и ведомства – във връзка с проверки при изпълнение на техни служебни задължения;
-  Главна инспекция по труда, НОИ и МВР, във връзка с трудови злополуки и/или професионални заболявания;
-  Служба по трудова медицина – във връзка със задължението на работодателя да осигури за наетите от него работници и служители обслужване от служба по трудова медицина;
-  Други държавни и общински органи и/или институции, във връзка със законови задължения към тях и/или във връзка със законови искания от тях за информация, която касае служители, клиенти и/или доставчици на Възложителя, в които се съдържат лични данни.
-  Банки, за нуждите на плащане по банков път на възнаграждения, обезщетения и други, свързани с изпълнението на трудовото/гражданско правоотношение;
-  Лица, които по възлагане от Община Монтана поддържат оборудване и софтуер, използвани за обработване на личните данни;
-  Лица, предоставящи услуги по сервизна поддръжка на компютърни системи и бази данни;
-  Лица, извършващи консултантски услуги в различни сфери.

За гражданите:

- Обработването на лични данни от страна на Община Монтана е необходимо, за да бъде спазено законово задължение (чл. 6, § 1, т. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679)
Обработването на личните данни е с оглед изпълнение на основното предназначение на администратора – Водене на документация и отчетност във връзка с дейността като орган на местно самоуправление и местна администрация. Изпълнение на задължения по Закона за администрацията, АПК.
- Данните, с които Община Монтана разполага за гражданите – заявители на услуги и дейности, осъществявани от Община Монтана, могат да включват:
Личните данни, които се събират и обработват, са относно физическата идентичност (имена, ЕГН, адрес), данни за имотно състояние, данни относно здравословното състояние, съставляващи специална категория лични данни (заболяване, съгласно международната класификация на болестите (МКБ) – в случай на нужда.
Данните се получават чрез представяне от страна на заявителите, а в случай, че се касае за лица под 16 години – от техните родители на медицинска документация; документи за самоличност.

Използване на информацията, касаеща гражданите:
-  За да бъде осъществено правилно и законосъобразно протичане на дейностите на администрацията, като се води документация с цел отчетност и контрол;
-  За осъществяването на ефективно взаимодействие с други организации, имащи отношение към административните процедури;
-  За осъществяване на дейността на Общината, вменена ѝ по закон;
-  За целите на вътрешни и външни одити и проверки от публични органи;
-  За целите на ефективното финансово управление на публични средства.

Предоставяне на лични данни на гражданите на трети лица:
-  Данните се използват единствено за изпълнение на задълженията, предвидени в закони и подзаконови нормативни актове и се представят на компетентни държавни органи и органи на местна власт – Министерства, ведомства и други.
-  Лица, които по възлагане от Община Монтана поддържат оборудване и софтуер, използвани за обработване на личните данни;
-  Лица, предоставящи услуги по сервизна поддръжка на компютърни системи и бази данни;
-  Лица, извършващи консултантски услуги в различни сфери.

III. За какъв срок се съхраняват личните данни:

За персонала:

- Ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят: на основание чл. 12 от Закона за счетоводството и чл. 38 от ДОПК;
- Всички останали носители на счетоводна информация - 3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят: чл. 12 от Закона за счетоводството и 5 години, съгласно чл. 38 от ДОПК.
- Задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал. 1 използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо от съхранението им на друг носител: на осн. чл. 38 от ДОПК.
- След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават: на осн. чл. 13 от ЗСчет. и чл. 38 от ДОПК.
- Видеоизображения от камерите за видеонаблюдение – до 30 дни от създаване на записа (в зависимост от интензитета на движение, попадащо в обхвата на камерите за видеонаблюдение).

За гражданите:

- Личните данни на гражданите се съхраняват за срокове, съгласно ЗГР и законодателството на РБ – според категорията данни.

IV. Какви мерки за сигурност се прилагат за защита на личните данни в Община Монтана
В пълно съответствие със законовите изисквания за защита на личните данни, в Община Монтана се прилагат строги организационни и технически мерки за сигурност, между които:
• криптиране на комуникационните канали при обмен на личните данни;
• мерки за гарантиране на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите за обработване;
• мерки за своевременно възстановяване на наличността и достъпа до личните данни, в случай на физически или технически инцидент;
• редовно изпитване и оценка на ефективността на мерките, с оглед гарантиране сигурността на обработването.
• провеждане на регулярни обучения на персоналът, боравещ с лични данни.
• провеждане вътрешни одити за мрежова и информационна сигурност.



V. Права на субектите на данни във връзка с обработването на личните данни от Община Монтана:

1. Право на достъп до личните данни и информация, от вида, която е включена в настоящата Политика за поверителност по отношение на въпросните данни. Може да се поиска информация дали и за какви цели се обработват личните данни.
2. Право да се изиска коригиране на личните данни, когато са неточни или следва да се допълнят с оглед целите на обработката.
3. Право да се изиска изтриване на личните данни, само в някой от следните случаи:
3.1. Същите не са нужни повече за целите, за които се обработват;
3.2. Оттеглено е съгласието / субектът на данни е възразил за тяхната обработка и няма друго основание за обработването им;
3.3. обработването на данните е признато за незаконно;
3.4. националното или европейското законодателство изискват това.
*** Съгласно Регламент (ЕС) 2016/679, член 17. 1. Субектът на данни има правото да поиска от администратора изтриване на свързаните с него лични данни без ненужно забавяне.
4. Параграфи 1 и 2 не се прилагат, доколкото обработването е необходимо за спазване на правно задължение, което изисква обработване, предвидено в правото на Съюза или правото на държавата членка, което се прилага спрямо администратора или за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора;
Следователно, искането за изтриване на данни не би могло да бъде удовлетворено, когато се касае за данни, свързани с законосъобразната дейност на Община Монтана.

5. Право да се изиска да се ограничи обработването на личните данни в някой от следните случаи:
• При оспорване точността на личните данни за срока, необходим за да се провери точността на данните;
• Установено неправомерно обработване, но субектът желае само ограничаване обработката на данните, вместо да бъдат изтрити;
• Субектът желае личните данни да се съхраняват, въпреки, че Община Монтана не се нуждае повече от тях за целите на обработката, тъй като ще бъдат ползвани от субекта за установяването, упражняването или защитата на права, интереси и претенции;

6. Право да се поиска пренос на личните данни, които засягат субекта и които са предоставени от субекта, включващо получаването им от Община Монтана в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и прехвърлянето им на друг администратор на лични данни. Правото на преносимост касае лични данни, за които са налице следните условия:
а) обработването на данните се основана на изрично съгласие или на договорно задължение;
б) обработването се извършва по автоматизиран начин.

7. Право да се възрази пред Община Монтана по всяко време и по лични причини на субекта на данни с оглед конкретната ситуация, срещу обработването на лични данни, отнасящи се до субекта, което е основано на необходимостта от изпълнение на задача от обществен интерес или при упражняване на официални правомощия, които са предоставени на Община Монтана или за които е посочено, че се обработва за наш легитимен интерес.
Когато е отправено възражение, Община Монтана ще отговори в разумен срок, но не по-дълъг от един месец, дали намира същото за основателно и съответно, дали ще прекрати обработването на съответните лични данни за тези цели.

8. Право по всяко време да бъде оттеглено съгласието за обработка на личните данни, когато обработката се основава на съгласие на субекта, като се заяви изрично желание чрез каналите за комуникация с Община Монтана.

9. Право на жалба до компетентният орган за България - Комисията за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 (www.cpdp.bg) +359 2 915 3580; Факс +359 2 915 3525; e-mail: kzld©cpdp.bg, в случай, че субектът счита, че правата му във връзка с обработването на личните му данни са нарушени.


Може ли субектът на данни да откаже предоставянето на лични данни на Община Монтана и какви са последиците от това:

За да бъде сключен трудов/граждански договор, както и да бъде осъществена административната услуга/дейност, осъществявана от служителите в администрацията, Община Монтана се нуждае от определени данни, които са необходими за сключване и изпълнение на съответния договор и осъществяване на дейността на публично-правна организация: орган на местно самоуправление и местна администрация, както и за изпълнение на нормативните задължения на Администрацията.
Непредоставянето на следните данни препятства възможността Община Монтана да сключи трудов/граждански договор:
- три имена, ЕГН или личен номер на чужденец, адрес, а ако лицето е под 16 години – и на негов родител или друго посочено лице;
- номер, дата на издаване, валидност и издател на документ за самоличност, диплома за завършено образование, медицинско удостоверение, свидетелство за съдимост;
- данни, събирани при плащане – номер на банкова сметка.
Непредоставянето на следните данни препятства възможността Община Монтана да осъществи административна услуга: документ за самоличност/пълномощно, документ за собственост върху недвижим имот/МПС – ако са необходими.

VI. Условия за упражняване на правата

Субектите на лични данни могат да упражняват правата си с писмено заявление до администратора на лични данни Община Монтана на адрес: гр. Монтана 3400, ул. Извора № 1, получател: Длъжностно лице по защита на данните или с електронно заявление по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис на електронен адрес: ndragiev@montana.bg. Заявлението може да бъде отправено лично или от упълномощено лице. Заявлението следва да съдържа: име, адрес и други данни за идентифициране на съответното физическо лице, описание на искането, предпочитана форма за комуникация и действия по чл. 15-22 от Регламент (ЕС) 2016/679, подпис, дата на подаване и адрес за кореспонденция. Към заявлението се прилага пълномощно, ако се подава от упълномощено лице.

Администраторът на лични данни ще предостави на субекта на данни информация относно действията, предприети във връзка с искането за упражняване на правата в срок от един месец от получаване на искането. При необходимост срокът може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията.

Всяка комуникация и действия във връзка с упражняване на права по Регламент (ЕС) 2016/679 се предоставя безплатно от администратора на лични данни. Разумна такса или отказ от  предприемане на действия по искането са допустими при явно неоснователни или прекомерни искания.

При нарушаване правата му по Регламент (ЕС) 2016/679 всеки субект има право да сезира Комисията за защита на личните данни в едногодишен срок от узнаване на нарушението, но не по-късно от пет години от извършването му.

Всеки субект на данни може да обжалва действия или актове на администратора по съдебен ред пред съответния административен съд или пред Върховния административен съд по общите правила за подсъдност. Съдът не може да бъде сезиран, ако има висящо производство пред КЗЛД за същото нарушение или нейно решение относно същото нарушение е обжалвано и няма влязло в сила решение на съда.

Настоящата политика е изготвена с цел информираност на субектите на данни, като същата може да бъде актуализирана, изменяна и допълвана по всяко време в бъдеще, когато обстоятелствата го налагат. В случай на изменение, ние ще посочим датата на промяна и това изменение ще влезе в сила по отношение на Вас и Вашите данни след датата на това изменение или от друга, изрично посочена по-късна дата. В случай на изменение, ние ще посочим датата на промяна и това изменение ще влезе в сила по отношение на Вас и Вашите данни след датата на това изменение или от друга, изрично посочена по-късна дата.


Настоящата Политика е в сила от 02.06.2018 г.